10 super trucs et astuces de Microsoft Word

Microsoft Word est l’un des traitements de texte les plus populaires. Cependant, la plupart d’entre nous à peine gratter la surface de ses capacités.

Les éléments suivants sont brièvement décrits ci-dessous:

1. Configurez les options de collage:

Microsoft Word essaie d'être utile lorsque le texte copié est collé dans un document en conservant automatiquement la mise en forme source, tout en offrant la possibilité de modifier le texte afin qu'il corresponde à la mise en forme du document actuel.

Exemple:

Pour éviter de devoir choisir des options de formatage à chaque fois que du texte est collé, cliquez sur le bouton 'Office', suivi de (Options Microsoft Word), puis passez à (Avancé). Dans la rubrique (Couper, copier et coller), vous pouvez utiliser les quatre (04) premiers menus déroulants pour définir un paramètre par défaut pour le collage de format.

Lors de la configuration de ces options dans Microsoft Word, décochez la case "Afficher les boutons d'options de collage" pour éviter que les options de formatage ne s'affichent à l'avenir.

2. Changer le formatage de pleine justification:

Lorsque la justification complète est appliquée à un paragraphe, Microsoft Word s'assure que le texte est aligné verticalement à gauche et à droite de la page en ajustant l'espacement entre les mots. Il y a des occasions où cela peut entraîner beaucoup d'espaces blancs visibles.

Ce style de justification utilisé dans Word Perfect, l’espacement entre les lettres individuelles sur chaque ligne est ajusté pour permettre un texte de meilleure qualité lorsqu’il s’étend d’une marge à l’autre.

Exemple:

Pour activer cette option, cliquez sur le bouton 'Office', suivi de (Options Microsoft Word), puis cliquez sur le lien (Avancé) situé à gauche. Maintenant, faites défiler vers le bas des options avancées et développez l’entrée [Options de présentation]. Vous devez maintenant ajouter une case à cocher nommée [Do Full Justification], puis cliquez sur [OK].

3. Utilisez un retrait suspendu:

L'un des moyens les moins fréquemment utilisés pour formater les paragraphes est le retrait suspendu. C’est là que la première ligne n’est pas en retrait mais que tous sont du reste.

Exemple:

Sélectionnez le paragraphe que vous souhaitez formater, accédez à l'onglet Accueil et double-cliquez sur l'icône en forme de flèche située dans le coin inférieur droit du volet "Paragraphe".

Dans l'onglet Retraits et espacement, utilisez le menu déroulant "Spécial" situé au milieu de la boîte de dialogue pour sélectionner l'option "Suspension", puis indiquez le niveau d'indentation. Pour appliquer le réglage du retrait, cliquez sur [OK].

4. Afficher et masquer le ruban:

Pour de nombreuses personnes, l’interface ruban utilisée dans Office 2007 constitue un grand pas en avant. Si vous tombez dans cette dernière catégorie, vous serez heureux de savoir que le ruban peut être temporairement masqué pour vous fournir une zone de travail plus grande et éliminer le fouillis.

Le ruban peut facilement être masqué par accident. Par conséquent, si cela se produit, ces conseils peuvent être utilisés pour le montrer et le masquer selon les besoins.

La première option consiste à cliquer sur l'icône de flèche vers le bas à la fin de la barre d'outils Accès rapide et à cocher ou décocher l'option [Réduire le ruban]. Ce menu peut également être trouvé en cliquant avec le bouton droit n'importe où sur le ruban.

La troisième option consiste à double-cliquer sur l'un des onglets situés en haut du ruban pour activer ou désactiver le ruban. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier - appuyez simplement sur [Ctrl] + [F1].

5. Pages de numéro:

Il est facile de configurer un en-tête et un pied de page pour votre document Word afin que le numéro de page soit affiché sur chaque page. Dans de nombreux exemples cependant, un document aura une page de titre pour laquelle un numéro n’est pas requis.

Exemple:

Configurez la numérotation des pages selon vos besoins, puis dans Word 2007 et Word 2010, accédez à l'onglet Mise en page avant de cliquer sur le bouton dans le coin inférieur droit. Passez à l'onglet Mise en page et avant de cliquer sur OK, ajoutez une coche dans la case [Première page différente].

6. Sauvegardez la barre d’accès rapide:

Si vous avez passé beaucoup de temps à personnaliser la barre d’accès rapide (QAT), il est très facile de l’oublier si vous devez réinstaller Windows. Heureusement, vous pouvez créer une sauvegarde de la barre d’outils, ce qui signifie qu’elle peut être ramenée sans problème ou copiée sur d’autres machines.

Exemple:

Sous Windows XP, utilisez l'Explorateur pour accéder à «C: \ Documents and Settings \ [nom d'utilisateur] \ Paramètres locaux \ Application Data \ Microsoft \ Office». Sous Windows Vista ou 7, vous devez vous diriger vers «C: \ Utilisateurs \ [ nom d'utilisateur] \ AppData \ Local \ Microsoft \ Office '.

Vous trouverez ici un fichier appelé "Word.qat" - il peut être dupliqué à des fins de sauvegarde ou copié sur un autre ordinateur personnel.

7. Supprimer le formatage:

Si le texte a été mis en forme et que vous changez d'avis sur son apparence, cliquez sur le mot en question ou sélectionnez une section de texte, puis appuyez simultanément sur les touches [Ctrl] + [Espace]. Si le formatage a été appliqué avec un style, appuyez sur [Ctrl] + [Maj] + [N] pour revenir au style par défaut.

8. Ajuster l’espacement des polices dans les titres:

L'espace texte peut être utilisé pour s'assurer que l'intitulé s'adapte à une seule ligne plutôt que d'envelopper sur une seconde ou être développé pour réduire la quantité d'espace blanc dans une ligne.

Exemple:

Sélectionnez une ligne de texte, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Police dans le menu contextuel. La largeur des lettres peut être ajustée en sélectionnant une nouvelle taille dans le menu déroulant Échelle, mais il est également possible de régler l'espacement.